받은 채권채무조회서(채권·채무확인의뢰서)를 어떻게 써야 할지, 회신은 어떻게 보내야 할지, 영어로 작성하거나 해외 거래처에 보낼 때는 어떻게 준비해야 할지 한 번에 정리할게요. 이건 결산/감사 시즌에 장부 금액이 실제와 일치하는지 확인하려고 회계사 또는 감사인이 보내는 문서예요. 관련 정보가 여기저기 흩어져 있어서 정리했으니까 이 글만 보셔도 충분히 이해될 수 있어요.
핵심 내용 요약표
항목 설명 작성 목적 회계 결산/감사 시 거래처와의 채권·채무 잔액 확인 작성자 감사인 또는 회사 회계 담당 회신 방법 이메일 또는 우편(첨부 문서 포함) 영어 양식 활용 해외 거래처용 영문 확인 요청서 작성 가능 불일치 시 처리 실제 장부 금액으로 표기하고 설명 첨부
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채권채무조회서 작성 시 체크포인트
첫째, 문서에는 조회 대상 거래처명, 잔액 기준일, 금액, 담당자 정보 등을 정확히 적어야 해요. 감사인은 샘플링된 거래처에 이 정보를 보내고 회신을 받는 방식입니다. 잔액이 장부와 같다면 서명/도장만 찍어서 회신하면 됩니다.
둘째, 금액이 장부와 다를 때는 그냥 그대로 서명만 하는 게 아니라 실제 장부 금액을 적고 차이가 왜 생겼는지 부연 설명을 추가하는 게 좋아요. 이런 경우에는 먼저 담당자끼리 전화나 메일로 상호 확인을 한 뒤 회신 방향을 정하는 게 실무입니다.
셋째, 회신은 이메일이 훨씬 편리하고 요즘 실무에서도 주로 그렇게 합니다. 하지만 감사인이 우편 회신을 요청할 경우에는 동봉된 회신봉투를 활용하는데, 이미 우편요금이 계산된 경우가 많아 별도 요금 없이 보낼 수 있어요.
해외/영문 양식 활용
해외 거래처에 보낼 때는 영문 양식(External Confirmation)을 써서 회신을 요청할 수 있어요. 보낼 때는 메일 제목과 본문에 감사 목적, 금액 확인 요청 내용을 명확히 써서 보내는 게 중요하고, 회사명, 금액, 기준일 등 주요 정보를 영어로 정리해야 합니다. 영문 회신문 예시는 위 링크에서 템플릿 형태로 확인할 수 있어요.
우편 vs 이메일 회신 차이
- 우편 회신: 공식 서류를 날인하고 보내야 하는 경우에 쓰입니다. 감사인 요구에 따라 회신봉투를 활용해서 보내면 됩니다.
- 이메일 회신: 스캔본 파일로 보내는 것이 빠르고 효율적입니다. 실무자 대부분 이메일을 선호합니다.
자주 묻는 질문
질문1: 채권채무조회서는 왜 필요한가요?
답변: 결산·감사 시 장부상 채권 및 채무 금액이 실제 거래처 기록과 일치하는지 확인하기 위해 필요합니다.
질문2: 회신을 안 하면 어떻게 되나요?
답변: 회신하지 않으면 감사 절차가 완료되지 않아서 감사인 또는 거래처로부터 회신 독촉이 계속 올 수 있어요.
질문3: 영문으로도 회신해야 하나요?
답변: 해외 거래처의 경우 영어 작성·회신이 필요하며, 기준일과 금액을 명확히 영어로 기재해야 합니다.
정리 요약
- 문서는 거래처별 채권·채무 잔액을 확인하는 감사용 문서입니다.
- 회신은 이메일이 빠르고 우편 회신도 가능합니다.
- 금액이 일치하면 서명/도장만 찍고, 차이가 있으면 실제 금액 기재와 설명이 필요합니다.
- 해외 업체에는 영문 요청서를 보내는 것이 보편적입니다.